Em um mundo cada vez mais digital onde informações sigilosas são transmitidas pela internet e precisam de validação segura e eficiente, o uso de recursos tecnológicos que garantem a manutenção desses dois requisitos é essencial.
Cada vez mais presenciamos casos de ataques cibernéticos no mundo. De acordo com um estudo realizado pela Kaspersky Lab, o Brasil lidera o ranking dos países que apresentam mais registros de ataques na internet na América Latina, ocupando a 9ª posição no mundo.
Um tipo de ciberataque bastante comum envolve o sequestro de dados em pequenas e médias empresas, que perdem o acesso às informações digitais até que seja realizado um pagamento via Bitcoin, explicou o professor do MBA de Marketing Digital da Fundação Getúlio Vargas (FGV) André Miceli. Apesar da alta frequência desse tipo de crime no Brasil, as empresas não têm dado a devida atenção à segurança digital.
A solução encontrada foi a criação do certificado digital que já é obrigatória para algumas empresas e, em breve, será exigida a todos os tipos de negócios no Brasil.
O certificado digital
O certificado digital é um arquivo eletrônico que representa a assinatura digital das pessoas físicas ou empresas no envio de documentos importantes, que exijam a comprovação da identidade do emissor, e tem validade jurídica. Ele é essencial para enviar aos órgãos responsáveis as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas como, por exemplo, para o e-Social.
Nele constam informações como o nome, a chave pública (numeração exclusiva criada na emissão do certificado) e ainda outras informações importantes para a Receita Federal e outros órgãos governamentais.
Para entender se uma empresa precisa da certificação é preciso conhecer a sua tributação. Empresas que emitem nota fiscal eletrônica , por exemplo, precisam do certificado digital para garantir a origem das informações fiscais enviadas à Secretaria da Fazenda.
As empresas que possuam regimes de Lucro Presumido ou Lucro Real também são obrigadas a ter esse certificado, pois elas precisam enviar declarações que exigem o uso da certificação digital. Empresas com mais de 3 funcionários também fazem parte dessa lista de obrigatoriedade, mesmo que sejam optantes pelo Simples Nacional.
Mas apesar da não obrigatoriedade do uso de certificados digitais por empresas optante pelo simples nacional, com menos de 3 funcionários e que não emitam notas fiscais eletrônicas, especialistas indicam os benefícios do seu uso.
“Embora pequenas empresas não sejam obrigadas, utilizar o certificado digital é altamente recomendado. A não obrigatoriedade de algumas coisas nem sempre significa um benefício para a empresa”, afirma Ronei Marques, CEO da startup mineira GestãoClick. “Quando a empresa prefere não utilizar essa solução, acaba deixando de lado diversas vantagens”, continua Ronei.
Tipos e modelos de certificado digital
Existem dois modelos de certificado digital, o e-CPF disponível para pessoas físicas, e o e-CNPJ disponível para pessoas jurídicas. Além disso, existem algumas finalidades como o envio de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) e de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Entre os diferentes tipos de certificado digital existe o A1, que é emitido diretamente no computador e possui a validade de 1 ano, e o A3, que é emitido em mídia, cartão ou token e tem validade de até 3 anos.
“Existe também no mercado um certificado específico para as pequenas empresas, com valor diferenciado e menor duração, é o e-CNPJ para ME EPP”, complementa Ronei Marques.
Os microempreendedores individuais (MEI) não são obrigados a emitir notas fiscais para pessoas físicas e, por isso não há necessidade do uso do certificado digital. Mas nos casos de vendas e prestação de serviços que envolvam pessoas jurídicas a emissão de notas fiscais é obrigatória sendo importante ter o recurso disponível.
“O MEI pode emitir notas fiscais eletrônicas avulsas, podendo solicitar a emissão diretamente na Secretaria de Fazenda do Estado, mas é uma opção limitada e pode não contemplar os interesses de todos os empreendimentos”, afirma Ronei.
Principais vantagens do certificado digital:
• Maior credibilidade
• Segurança das informações
• Otimização do tempo
• Redução do risco de fraudes
• Eliminação da burocracia
Integração com sistemas
Os certificados digitais possuem integração com sistemas de gestão empresarial e financeira como o GestãoClick facilitando assim a emissão das notas fiscais e o envio aos órgãos responsáveis. Uma das grandes vantagens do uso de um software de gestão, nesses casos, é o registro das informações que fica gravado no sistema, e permite a utilização das informações salvas em novas solicitações, proporcionando muito mais agilidade na emissão de notas fiscais e reduz a possibilidade de erros, aumentando a produtividade da empresa.
“Usar o certificado digital garante a autenticidade da operação, evitando fraudes eletrônicas. Além disso, ele pode ser usado também para outras aplicações como a assinatura de documentos importantes”, informa Ronei Marques.
