Desde 2015 o Governo Federal iniciou uma agenda com o objetivo de exigir que as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) adeptas ao Simples Nacional tenham um Certificado Digital para enviar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social(GFIP).

Essa obrigação está prevista nos Artigos 72 e 102 da Resolução 94 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), de 29/11/2011 e também no Parágrafo 7 do artigo 26 da Lei Complementar 123, de 2006. As leis podem até parecer claras, mas muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre esse assunto: quando e quem realmente precisa enviá-los e qual a real necessidade de um certificado digital para isso?

Com o objetivo de acabar de uma vez por todas com qualquer dúvida sobre Certificado Digital e GFIP, respondemos abaixo as 5 perguntas mais comuns sobre o tema:

O que é Certificado Digital?

O certificado digital é uma identidade virtual, de uma pessoa física ou jurídica. Ele tem validade jurídica e fiscal, sendousado para a transmissão de diversas informações fiscais. Assim, os órgãos fiscalizadores conseguem apurar se esses dados são corretos e verídicos.

Ele é validado por uma autoridade de certificação, o que faz com que a identidade do portador seja criptografada e acessada somente por softwares especializados. São diversos tipos, dependendo da forma como serão usados.

Uma Autoridade de certificação pode ser pública ou privada, e é ela que emite certificados digitais a diversas empresas e entidades e responsabiliza-se pela fiscalização da documentação das mesmas.

Os tipos de Certificado Digital são:

• Tipo A: O mais comum, utilizado para assinatura de documentos, transações eletrônicas
• Tipo S: Usado para quem precisa criptografar os dados
• Tipo T: Certifica a hora e o dia em que foi assinado o documento eletrônico
• Tipo A1: é gerado e armazenado no computador do titular, dispensando o uso de cartões inteligentes ou tokens.
• Tipo A3: é igual ao A1, mas fica disponível em token ou cartão, podendo ser utilizado em qualquer computador. Ele é necessário para a realização de escrituração do SPED e Escrituração Contábil Digital (ECF), por exemplo.

Já publicamos aqui no blog um post que ajuda o empresário a escolher qual o melhor Certificado Digital para cada tipo de empresa, vale a pena se aprofundar no assunto.

O que é GFIP

A GFIP é Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social e é utilizada para passar para a Previdência Social informações relativas aos segurados e recolher o tributo. Ela deve ser entregue pelas empresas até o dia 7 do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga aos funcionários contratados com  registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

A GFIP pode ser acessada de duas formas:

• Dentro do SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), um aplicativo desenvolvido pela  Caixa Econômica Federal destinado a todas as pessoas físicas, jurídicas e contribuintes equiparados a empresa que é responsável por consolidar os dados cadastrais efinanceiros dos contribuintes e trabalhadores para repassar ao FGTS e à Previdência Social.
• Via Conectividade Social ICP, um canal online para o envio de informações referentes ao FGTS. Mais seguro e prático que o SEFIP, por não ter a necessidade de instalar um software.

Temos um post que detalha a forma de preencher, enviar, retificar e consultar a  GFIP.

Quais empresas precisam de certificado digital para o envio da GFIP?

Como citado na lei acima, em 2015 o governo iniciou a ampliação da exigência da adoção do certificado digital para as empresas do Simples Nacional. O calendário começou ao incluir as empresas com mais de 10 funcionários, em janeiro de 2016 se estendeu para as empresas com mais de oito empregados e depois para as que contam com mais de cinco colaboradores.

A última etapa foi concluída em janeiro de 2017, quando também se enquadraram MEs e EPPs com mais de 3 empregados.

Uma empresa que é atendida por um escritório contábil responsável pelo envio da GFIP precisa de Certificado Digital?

Depende muito do meio de transmissão da GFIP usado pelo contador.Se ele usar o SEFIP, o uso do certificado digital não é necessário.

Isso já não acontece com o Conectividade Social ICP, pois o acesso a essa plataforma só é possível com o certificado digital da própria empresa. O contador precisará do acesso ao certificado digital da empresa ou ter uma procuração eletrônica gerada por esse mesmo certificado.

Uma empresa que não tem empregados se enquadra nesta lei?

Conforme mencionado acima, apenas empresas com mais de três funcionários precisam de certificado digital para envio de GFIP. Se a  empresa  não têm empregados, não há necessidade Certificado Digital para enviar GFIP.

Tecnologia que salva

A utilização de soluções inteligentes que facilitem a consulta, download e armazenamento de documentos fiscais faz toda a diferença na gestão de uma  empresa! Com uma solução em documentos fiscais, é possível e extremamente recomendável, otimizar o tempo que sua equipe utiliza para a gestão de XML de NFes, CTes e NFSes.

Fonte: Rede Jornal Contábil.