Quando um advogado é contratado pelos seus clientes, é preciso que os termos acordados sejam firmados pelas duas partes. Por isso, saber como funciona a assinatura digital para advogados é essencial.
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Afinal, o processo de coleta de assinaturas físicas requer etapas demoradas — como reunir as partes no mesmo lugar para assinar ou mandar o documento a elas caso residam em outros lugares — e custosas uma vez que requerem compra de papel, impressão e gastos de envio.
Contudo, assinatura digital é um tema que ainda gera muitas dúvidas, sobretudo dentro da advocacia visto que tanto advogados quanto seus clientes podem ter dificuldades em compreender esse formato.
Por isso, decidimos produzir este conteúdo que explica o conceito de assinatura digital, além de apresentar os benefícios para os advogados e o passo a passo de como criar uma. Vamos em frente?
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que faz uso de um certificado digital para comprovar a identidade das partes. A emissão desse certificado é feita por uma autoridade certificadora brasileira que atende os padrões da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
O token da OAB é um exemplo de certificado digital que fica armazenado no dispositivo e que permite dar andamento aos processos sem a necessidade de se locomover, pois pode ser executado em um computador conectado à internet.
Assinatura digital e assinatura eletrônica são a mesma coisa?
Essa é uma dúvida bastante frequente cuja resposta é não, assinatura digital e assinatura eletrônica não são a mesma coisa.
A assinatura eletrônica é abrangente, pois envolve diversos tipos de assinatura que fazem uso de tecnologia. Então, ela não se limita apenas às firmas digitais de documentos.
Quando você vai ao banco e precisa realizar ações na sua conta pelo caixa eletrônico, usa a biometria que é uma forma de assinatura eletrônica. Outro tipo bastante comum é visto em qualquer site que exija identificação com login e senha, como e-mail e redes sociais.
Portanto, enquanto a assinatura eletrônica reúne diversos formatos que validam um documento ou a identificação de uma pessoa, a assinatura digital usa criptografia para ativar essa validez, além de requerer um certificado digital.
Como funciona a assinatura digital?
Assim como nos documentos físicos, a assinatura digital designa quais são os signatários a partir de um protocolo chamado PKI (Public Key Infrastructure, “Infraestrutura de Chave Pública”) cujo algoritmo gera chaves que podem ser públicas ou privadas.
Logo, toda vez que um documento é assinado digitalmente, o algoritmo cria um grupo de dados relacionados ao arquivo — conhecido como hash — que faz a sua criptografia considerando o dia e horário em que a assinatura foi feita, o que impossibilita qualquer alteração sem que o documento perca a validade.
Vamos ver um exemplo? Pedro é um advogado e Cláudia é sua cliente. Assim que Pedro manda um documento para Cláudia assinar, é igualmente enviada uma cópia da chave pública de Pedro que somente Cláudia pode descriptografar durante a firma, o que torna o documento válido.
Quais são os passos para fazer assinatura digital para advogados?
Como você pôde conferir, ter uma assinatura digital não requer conhecimentos prévios ou técnicos. Basta ter o arquivo em formato de texto e subi-lo à plataforma para coletar as assinaturas.
Abaixo segue um passo a passo que você deve seguir em soluções dedicadas como a ZapSign para firmar documentos digitalmente com seus clientes.
Passo 1: faça login no sistema
Primeiro, você deve entrar na área de usuários no site da plataforma e inserir o seu login e senha para ter acesso às funcionalidades da assinatura digital.
Como esse tipo de solução costuma ser hospedada na nuvem, você pode acessá-la de qualquer lugar, tanto no computador quanto no celular.
A fim de agilizar o registro, algumas plataformas contam com opções de cadastro que podem ser feitas a partir do seu Gmail ou redes sociais como o Facebook e LinkedIn.
Passo 2: crie um novo documento
Em seguida, elabore o documento que deverá ser assinado. A maioria das plataformas aceita arquivos do tipo DOC ou PDF.
Portanto, trate de redigir o documento e salvá-lo em algum desses formatos. Caso use o Google Docs, ele traz a opção de baixar o arquivo nos dois tipos requeridos.
Se tiver o documento no computador em formato DOC e precisar transformá-lo em PDF, basta usar algum conversor gratuito como este.
Recomendamos ter atenção a todos os pontos apresentados no documento, pois, depois que ele é enviado para assinatura, não pode mais ser modificado porque, do contrário, perde a validade jurídica.
Passo 3: faça upload do arquivo
Uma vez que o documento esteja pronto, o próximo passo é subir à plataforma o arquivo a ser assinado.
Geralmente, as plataformas de assinatura digital contam com um botão para criar um novo documento. Após clicar nele, você precisará escolher o arquivo presente no seu computador ou celular e fazer o upload.
Por mais que seja mais prático executar este terceiro passo no computador, você também pode fazê-lo pelo celular (desde que tenha o arquivo de texto no seu aparelho).
Passo 4: adicione os signatários
As pessoas que irão assinar o documento digital precisam ser informadas que ele está pronto para coletar as firmas. Para isso, adicione os signatários na plataforma.
Essa inserção costuma ser feita a partir do nome completo e e-mail. Caso seja necessário reunir mais informações dos signatários, confira se existe uma opção avançada com campos para número de telefone, documento de identidade ou selfie, por exemplo.
Se você optar pela assinatura avançada, sugerimos que informe os signatários que eles deverão completar todos os campos para conseguir firmar o documento. A própria plataforma só permitirá a conclusão da assinatura depois que tudo estiver completo.
Passo 5: escolha o local da assinatura
Os documentos físicos têm um campo específico de assinatura, geralmente no final. Por isso, algumas plataformas usam esse mesmo formato.
Por mais que a firma possa ser feita e confirmada com o simples clique de um botão, há também a possibilidade de colocá-la em qualquer parte do arquivo como, por exemplo, no final.
Além disso, a assinatura pode ser feita pelo teclado ou na própria tela da plataforma, como se você estivesse usando uma caneta.
Algumas pessoas podem pensar que reproduzir a assinatura de punho na tela do computador ou do celular aumenta a sua credibilidade, mas isso não é verdade. Uma vez que a plataforma fizer a identificação de quem irá assinar, os dois tipos de firma são igualmente válidos.
Passo 6: gere o link de assinatura
Após seguir os passos acima, o link de assinatura poderá ser gerado. Todas as pessoas que precisarem assinar o documento deverão clicar no link.
Independente do dispositivo que o signatário estiver usando, o clique no link o levará à plataforma que já conta com o arquivo e o botão para assiná-lo.
Passo 7: comunique os signatários
A melhor forma de deixar os signatários cientes de que o documento está pronto para ser assinado é enviar uma notificação por e-mail. As plataformas de assinatura digital contam com essa funcionalidade.
Caso prefira informá-los por outras vias — como WhatsApp, por exemplo — basta copiar o link que foi gerado e enviar à pessoa que precisa assinar.
Isso torna o processo mais rápido, pois se ela não estiver em casa ou no escritório, pode firmar o documento até mesmo enquanto caminha pela rua ou aguarda o transporte público.
Passo 8: acompanhe a coleta das assinaturas
Por fim, para se certificar de que todas as pessoas envolvidas assinaram o documento, você pode fazer esse acompanhamento na plataforma.
Como a maioria envia uma notificação por e-mail toda vez que uma assinatura é feita, ainda que não esteja com sua conta logada, você receberá uma mensagem confirmando que o arquivo foi firmado por todas as partes.
Quais são as vantagens da assinatura digital para advogados?
A assinatura digital traz uma série de benefícios às empresas que contratam esse tipo de solução. Apontamos, a seguir, quais são as principais na advocacia.
Mobilidade
A coleta de assinaturas físicas requer que as partes envolvidas estejam presentes no mesmo lugar e, caso não residam na mesma cidade ou país, é necessário fazer o envio do documento pelos Correios ou transportadora.
Isso acaba tornando o processo de assinatura muito moroso, a ponto de as coletas demorarem dias ou até mesmo semanas para ficarem prontas.
Por outro lado, ao contar com a assinatura digital, ela pode ser assinada em poucos segundos pelos signatários, independente de onde eles estejam.
Tempo
Quando a assinatura é feita digitalmente, você passa a ter mais tempo disponível para firmar o documento, ao contrário do que ocorre no processo de assinatura tradicional.
Afinal, se ela tiver de ser feita em cartório, por exemplo, você precisa se deslocar até lá durante o seu horário de funcionamento, o que compromete o tempo que você poderia usar para atender um novo cliente, por exemplo.
Assim, se você preferir assinar o arquivo às 23h59 para não perder o prazo processual, com a assinatura digital isso é possível.
Privacidade
A assinatura digital também conta com a vantagem de oferecer mais privacidade e sigilo das informações presentes no documento a ser assinado.
Afinal, quando impresso, ele passa pelas mãos de várias pessoas que podem ler tudo que nele consta e isso incomoda quem não quiser ter os seus dados — como nome, CPF, endereço e afins — expostos dessa forma.
Uma plataforma de assinatura eletrônica restringe o acesso a eles. Por isso, os clientes podem ficar despreocupados ao saber que o documento será visto somente pelos signatários.
Segurança
A segurança é outro importante quando o assunto é assinatura digital. Uma firma física pode ser copiada com muita facilidade, enquanto sua versão digital requer uma identificação, o que impede que ela seja forjada por terceiros.
Além disso, os documentos digitais possuem um código único. Durante um processo, caso alguém adultere o arquivo, o juiz conseguirá identificar a fraude ao perceber que o número de identificação não é o mesmo.
Custos
Documentos impressos envolvem custos como: papel, toner de impressora, envelope, envio (caso um dos signatários more em outra cidade ou país) e espaço físico para guardá-los — o que pode variar de um armário até uma sala inteira.
Por mais que a assinatura digital envolva o investimento na plataforma a caráter anual ou mensal, certamente o custo é menor e a durabilidade é maior que a dos documentos físicos.
Agilidade
Imaginemos a seguinte situação: um advogado precisa da assinatura de um cliente a caráter urgente, mas ele não tem disponibilidade e tempo de ir ao escritório de advocacia para assinar o documento antes que o prazo termine.
A assinatura digital resolve esse problema, pois mesmo que o cliente esteja ocupado e impossibilitado de reservar 1 hora do dia para firmar um papel, ele pode fazer isso em poucos segundos, contanto que tenha um celular conectado à internet para acessar a plataforma e assinar o arquivo.
Confiança
Antes de assinar um documento, é preciso que as partes confiem plenamente no acordo que estão fazendo e a assinatura digital contribui para a construção dessa confiança.
Afinal, os documentos são armazenados em uma plataforma dedicada cujo nome os signatários podem conferir e saber que seus dados e sua assinatura serão coletados por uma ferramenta que possui credibilidade no mercado.
Adequação
Com o avanço da tecnologia, os relacionamentos entre as pessoas mudam e todos devemos nos adaptar a essas mudanças. Enquanto antigamente os clientes precisavam ir até o escritório do advogado para falar sobre os seus casos, nos dias de hoje esse contato pode ser feito via mensagem de texto do WhatsApp ou videoconferências do Meet.
Nas assinaturas de documento, adequações também não podem faltar. Advogados que usam o formato digital deixam claro que estão por dentro de como usar as últimas tecnologias para oferecer os seus serviços e isso causa uma boa impressão nos clientes.
Como funciona a validade jurídica da assinatura digital para advogados?
Um dos maiores receios que as pessoas têm de assinar documentos digitalmente é o fato de não saber se eles são válidos juridicamente. Afinal, é comum muitos pensarem que somente documentos firmados a próprio punho são válidos pela lei, mas o mesmo acontece com os digitais.
Conforme apontam os artigos 104 e 107 do Código Civil, até mesmo acordos verbais são válidos juridicamente desde que sejam íntegros e autênticos, além de não apresentarem alterações no que foi combinado entre as partes.
Além disso, a Medida Provisória 2.200-2/2001 aclara que documentos eletrônicos são válidos, mesmo que não sejam emitidos pelo ICP-Brasil. Logo, isso reforça que assinaturas digitais, por contarem com um sistema de identificação, são válidas.
O que diz a jurisprudência brasileira?
A validade jurídica da assinatura digital também é confirmada pela jurisprudência do país conforme aponta a APC 20140111450486 da 5ª Turma Cível do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios.
De acordo com ela, não é necessário ter um documento firmado manualmente, bastando a assinatura ser feita por meios que possuem um sistema de identificação, tais como as plataformas de assinaturas digitais.
Assim, se algum cliente tiver receio de firmar um documento digital, basta passar essas informações de maneira didática para que ele entenda e sinta confiança nesse modelo de assinatura.
Fonte: Conjur
