Uma pergunta muito comum é se o certificado digital é obrigatório. Responder essa pergunta é complexo, pois depende de aspectos como profissão e realidade da pessoa, como afirma o controller da Certificaminas, Luiz Sousa.
Neste artigo, trouxemos as situações mais comuns em que o certificado digital é obrigatório. A tendência é que a lista aumente com o passar do tempo, devido à segurança que o certificado proporciona. Então, fique sempre atento às mudanças nas legislações gerais e do seu campo de atuação.
Envio de NFEs em lote
O certificado digital é obrigatório em algumas localidades para emissão das Notas Fiscais Eletrônicas (NFEs). Assim, é preciso consultar as regras de emissão em sua cidade para saber se você precisa do documento. A situação muda quando tratamos do envio de NFEs em massa, ou seja, transmissão de NFEs em lotes para o GFSIS — plataforma de gestão de ARs disponibilizada pela Certificaminas. Esse tipo de operação só é feita com a utilização do certificado digital.
Dessa forma, o certificado torna-se obrigatório para uma operação elementar. E mesmo para emissão, o acesso ao portal para geração das NFEs e pode ser feito com certificado, o que torna a obrigatoriedade mais segura.
Obrigatoriedades no eSocial
O empregador cumpre dezenas de obrigatoriedades como Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), folha de pagamento e outros no eSocial. O portal do Governo eliminou diversos canais e papeladas para que os serviços fossem possíveis. Mas, para isso, é preciso ter certificado digital. A exceção são os MEIs e empregadores domésticos. No entanto, ao usarem o documento, eles conseguem cumprir essas obrigações de forma mais facilitada, com maior praticidade e segurança.
Diploma digital
Desde dezembro de 2021, as instituições de ensino superior brasileiras são obrigadas a emitir diploma digital. Para conferir autenticidade, é preciso usar o certificado no padrão ICP-Brasil. Há recursos para validação do documento tão importante para a sociedade e profissionais. O diploma de papel, hoje, só tem valor simbólico, é o arquivo nato digital que será analisado pelas empresas e órgãos competentes.
Receitas e atestados digitais
Durante a pandemia, a telemedicina foi acelerada no Brasil. O certificado digital foi o recurso usado para conferir autenticidade aos receituários e atestados. Nem todos os medicamentos têm o certificado como pré-requisito para validação, como já explicamos neste outro artigo.
Os profissionais do setor de saúde não são obrigados a emitir receitas digitais e nem aceitá-las, no caso das drogarias. No entanto, o Ministério da Saúde, Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e Conselhos de Medicina recomendam.
Atestados médicos aviados via videoconferência também precisam da validação com o certificado digital.
Certificado para bombas de combustível
R$ 20 bilhões de prejuízo anual. De acordo com levantamento do setor de combustível, o consumidor perdia esse valor devido a fraudes nos postos de abastecimento. Por isso, desde julho de 2022, um dispositivo com certificado digital é obrigatório nas bombas de combustível. É uma obrigatoriedade do Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro).
11 serviços contábeis com certificado digital obrigatório
Há uma série de obrigações, principalmente para empresas, que só são possíveis com o certificado digital, além das já citadas nos tópicos anteriores.
Na lista estão:
1. Emissão de NFEs (nota fiscal de serviços) em lote.
2. Acesso ao portal da Conectividade Social – ICP da Caixa para movimentar o FGTS dos empregados (extrato de saldo e liberação de saque).
3. Transmissão da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) para o Conectividade Social – ICP.
4. Registrar atos na JUCEMG (contrato de constituição de empresa, alteração contratual e distrato social, registro de balanço e outros).
5. Outorgar procuração eletrônica dentro do eCAC.
6. Consultar NFe e baixar XML no portal nacional da NFe.
7. Transmissão da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) para a Receita Federal do Brasil (RFB).
8. Transmissão da Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) para a RFB.
9. Transmissão da Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED) para a RFB.
10. Transmissão da Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB) para a RFB.
11. Transmissão da GRRF (multa do FGTS em caso de rescisão) para a Conectividade Social – ICP.
Serviços opcionais com certificado digital: mais facilidade e segurança
É possível realizar muitos outros procedimentos opcionais com o certificado digital, além de cumprir obrigatoriedades. Mas por que usar o recurso nos casos facultativos?
Com o certificado digital, os procedimentos são menos burocráticos. Dispensam-se encontros presenciais, deslocamento até os órgãos competentes e pagamento de taxas, além de economia com suprimentos de escritório, como tinta, papel e outros e tempo.
Dar preferência ao uso da identidade eletrônica criptografada traz muitos benefícios. Afinal, um documento ou acesso via certificado digital adiciona camadas de segurança ao documento.
Fonte: Certificaminas
